Projekt Kick-Off für agile Teams

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Projekt Kick-Off für agile Teams
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Was ist ein Projekt Kick-Off?

Der Begriff Kick-Off kommt aus dem Sport und beschreibt zum Beispiel den Anstoß beim Fußball. Es ist also der Beginn des Spiels. Ein Projekt Kick-Off ist demnach die Auftaktveranstaltung, mit der das Projekt beginnt.

Ich bin der Meinung, dass Unternehmen sich nicht in Projekten orientieren und organisieren sollten, sondern in Richtung ihrer Produkte. Dazu gehört, dass stabile Teams Produkte (weiter)entwickeln. Auch wenn ich hier vom Projekt Kick-Off schreibe, bezieht das natürlich die Produktentwicklung mit ein. In Produktentwicklungen gibt es ebenfalls Kick-Off-Veranstaltungen. Darauf gehe ich im Absatz Wann führt man ein Projekt Kick-Off durch? ein.

Warum ist ein Projekt Kick Off so wichtig?

In einem Kick-Off werden folgende Ziele erreicht:

1. Vermittlung der Vision und Ziele des Vorhabens

Wenn du nicht weißt, wo du hinwillst, wirst du wahrscheinlich nicht dort ankommen.
Yogi Berra

Teams zeichnen sich durch gemeinsame Ziele aus. Diese Ziele müssen dem Team bekannt sein. Daher ist es wichtig, dem neuen Team die Ziele aus Business-Sicht und Kundensicht transparent zu machen. Diese Ziele werden von der Vision, bezogen auf das Produkt, begleitet. Die Produktvision dient also als Leitplanke für das Projekt bzw. die Produktentwicklung. Bei jedem neuen Feature kann das Team prüfen, ob das Feature auf die Vision des Produktes einzahlt. Idealerweise kann hier ein Kollege aus dem Top-Management die Wichtigkeit und Bedeutung des Projekt-Themas aus Business-Sicht verdeutlichen und für zusätzliche Motivation sorgen.

2. Begeisterung und Motivation der Beteiligten

Produkte, die Kunden begeistern, entstehen nur, wenn Menschen begeistert und motiviert an diesen Produkten arbeiten. Ein Kick-Off ist aus meiner Sicht keine „Tschakka“-Veranstaltung, aber es ist wichtig die Beteiligten für das Vorhaben zu begeistern und zu motivieren. Das kann durch die Inhalte und das Produkt selbst geschehen. Es ist jedoch wichtig, den Mitarbeitern Freiheiten und eine gewisse Autonomie für Entscheidungen zu geben, gerade was das WIE der Produktentwicklung angeht. Mitarbeiter, die die Entwicklung mit ihrer Expertise beeinflussen können, haben eine größere Motivation auch mal die Extra-Meile zu gehen. Das sollte jedoch kein Dauerzustand sein.

3. Kennenlernen der Mitarbeiter

Oftmals kommen bei einem neuen Vorhaben Mitarbeiter zusammen, die sich noch nicht kennen und noch nie miteinander gearbeitet haben. Auf der einen Seite ist ein Kick-Off eine gute Möglichkeit sich auf menschlicher Ebene kennenzulernen. Auf der anderen Seite lernen sich die Kollegen auch fachlich kennen und verstehen wer welche Skills und Fähigkeiten hat.

4. Rahmenbedingungen skizzieren

Nahezu jedes Projekt bzw. jede Produktentwicklung wird von gewissen Rahmenbedingungen beeinflusst. Das können u.a. sein:

  • Abhängigkeiten zu anderen Projekten/Produkten
  • Abhängigkeit zu anderen Abteilungen
  • Wichtige Termine während der Entwicklung (z.B. Messen)

Dazu gehören auch Details und Informationen zu anderen Marktteilnehmern und Konkurrenten. Alle beteiligten Kollegen sollten diese Rahmenbedingungen kennen.

5. Festlegung der Art und Weise der Zusammenarbeit

Das gesamte Team sollte sich während des Kick-Offs abstimmen, wie es zusammenarbeiten möchte. Dazu gehören u.a.:

  • Festlegung der Vorgehensweise (z.B. Scrum, Kanban, etc.)
  • Working Agreements
  • Einbindung des Kunden
  • Welche Erwartungen gibt es?
  • Welche Mitarbeiter sind mit welchen Rollen einbezogen?

Gerade wenn Teammitglieder erstmals mit agilen Vorgehensweisen konfrontiert werden, ist es extrem wichtig, den Kollegen Ängste zu nehmen. Oftmals schwirren viel gefährliches Halbwissen und Mythen bezüglich Scrum oder Kanban durch den Raum. Daher ist es aus meiner Sicht unerlässlich, die Kollegen durch Training und Schulungen in die Lage zu versetzen, erfolgreich zusammenzuarbeiten.

Was passiert, wenn es kein Kick-Off gibt?

Auch wenn in der Zeit der Kick-Off-Phase nicht direkt am Produkt gearbeitet wird, ist es aus meiner Erfahrung wichtig eine solche Phase zu haben. Umgebungen, in denen keine explizite Vorbereitungsphase durchgeführt wird, leiden u.a. unter folgenden Problemen:

Das Team ist kaum motiviert: Oftmals weiß es gar nicht, warum es gewisse Funktionen entwickelt. Die fehlende Produktvision lässt das Team schnell in viele Richtungen entwickeln oder es entstehen Features, die auf dem reinen Bauchgefühl einzelner Personen beruhen.

Es entstehen unnötige Konflikte: In einem Projekt Kick-Off klärt das neue Team die Regeln zur Zusammenarbeit. Diese Regeln werden explizit festgehalten. Teams, die das nicht tun, leiden unter vielen impliziten Regeln. Jeder Mensch hat gewisse Werte und Normen und misst das Verhalten anderer Menschen daran. So ist zum Beispiel einem Mitarbeiter Pünktlichkeit extrem wichtig. Einem anderen Mitarbeiter ist Pünktlichkeit jedoch nicht so wichtig. So bewertet jeder der beiden Kollegen die gleiche Situation (Beginn eines Meetings) unterschiedlich und es entstehen schnell Konflikte. Und zwar nur, weil man sich zu Beginn der Zusammenarbeit nicht über die Regeln ausgetauscht hat.

Es entstehen unerwartete Verzögerungen: Nahezu jedes Projekt bzw. jede Produktentwicklung hat Schnittstellen zu anderen Bereichen im bzw. außerhalb des Unternehmens. In Kick-Off Workshops kann man diese Abhängigkeiten transparent machen. Da üblicherweise bei einem Kick-Off sowohl die technischen Experten als auch die fachlichen Wissensträger dabei sind, können für alle Beteiligten diese Abhängigkeiten sichtbar gemacht werden.

Wer nimmt an einen Kick-Off für agile Teams teil?

Vereinfacht gesagt, sollten alle am Projekt beteiligten Personen teilnehmen. Dabei muss man zwischen dem Projektteam und den Personen unterscheiden, die Schnittstellen zu diesem Projekt/Produktentwicklung bilden.

Zu Beginn des Kick-Offs sollten das Projektteam sowie weitere beteiligte Personen dabei sein. Im späteren Verlauf reicht es aus, wenn nur das Projektteam, das das jeweilige Produkt entwickelt, am Kick-Off teilnimmt.

Im Kick-Off Plan für agile Teams habe ich die benötigten Teilnehmer für die jeweilige Aktivität eingetragen.

Wann führt man ein Projekt Kick-Off durch?

Ich schlage einen Kick-Off in den folgenden Szenarien vor:

  • Ein Team startet ein neues Projekt bzw. eine neue Produktentwicklung
  • Das Team wird signifikant verändert
  • Mindestens einmal pro Jahr

Neues Projekt bzw. eine neue Produktentwicklung

Wie bereits oben erwähnt, sollte man bei neuen Teams und neuen Projekten bzw. Produktentwicklungen einen Kick-Off durchführen.

Das Team wird signifikant verändert

Wenn zu einem Team ein neues Teammitglied dazustößt, wird man vermutlich kein eigenes Kick-Off-Meeting machen. Man sollte jedoch für ein ordentliches Onboarding des neuen Teammitglieds sorgen, damit es sich schnell in das Team integrieren kann.

Wenn aber nun deutlich mehr Kollegen zum Team kommen, ist es durchaus sinnvoll ein Kick-Off-Meeting durchzuführen.

Mindestens einmal pro Jahr

Meiner Erfahrung nach macht es durchaus Sinn, jährlich einen Kick-Off-Workshop abzuhalten, idealerweise zu Jahresbeginn. Auch wenn das Team unverändert bleibt, kann man in einem solchen Workshop die Team-Werte und Regeln überprüfen bzw. den Fokus auf neue Themen richten. Falls nötig, kann man auch die Produktvision anpassen.

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Inhalte eines Kick-Offs

Abhängig von der jeweiligen Situation kann man einzelne Punkte weglassen. Ich habe hier eine vollständige Liste mit Punkten aufgeführt, dich ich mit neuen Teams durchführe. Alle diese Punkte findest du später auch im Kick-Off Plan für agile Teams wieder.

Eine vollständige Agenda für einen 2-tägigen Workshop sieht bei mir in der Regel so aus:

Bild Agenda 2-tägiger Workshop

Kennenlernen der beteiligten Personen

In dieser Aktivität sollen sich die Teilnehmer kurz vorstellen. Es reicht dabei, wenn jeder Teilnehmer folgende Angaben macht:

  • Vor- und Nachname der Person
  • Wie lange die Person er im Unternehmen?
  • Welche Rolle hat die Person in diesem Projekt inne?
  • Welche Erwartungen hat die Person an die Zusammenarbeit?

Gerade der letzte Punkt kann für den Moderator des Workshops wichtige Informationen geben, auf die später im Verlauf des Workshops noch eingegangen werden kann.

 

Produktvision und Ziele

Zu Beginn des Workshops wird die Produktvision und die Ziele des Projektes bzw. des neuen Produktes vorgestellt. Diese Aktivität soll das Team auf die neue Aufgabe einstimmen und motivieren. Dabei ist wichtig zwischen Produktvision und Ziele zu unterscheiden: Die Produktvision dient als Leitplanke für die Produktentwicklung. Die Produktvision kann auch extrem ambitioniert formuliert werden, wie z.B. bei der Firma Space X:

SpaceX designs, manufactures and launches advanced rockets and spacecraft. The company was founded in 2002 to revolutionize space technology, with the ultimate goal of enabling people to live on other planets.
Space X

Die Ziele des Produkts sollten aus meiner Sicht einmal aus der Business-Sicht des Unternehmens sowie aus Sicht des Kundens formuliert werden. Gerade den Bezug zum Kunden finde ich äußerst wichtig. Teams, die die Wünsche und Ziele ihrer Kunden verstehen, bauen erfolgreiche Produkte, die Kunden lieben.

Idealerweise bekommt man für diese Aktivität einen Kollegen aus dem Top-Management, um die Wichtigkeit des Projektes für das Unternehmen zu unterstreichen.

Teamfindung

Das Team ist entscheidend, nicht die Einzelpersonen. Das Haka ist ein traditioneller Kampf-Tanz, mit dem sich die Krieger der Maori auf die bevorstehende Schlacht vorbereitet haben, wie hier im folgenden Video:

Die All Blacks haben die Tradition des Haka übernommen. Sie tanzen diesen vor jedem Spiel, um Ihre Gegner zu beeindrucken. Für die All Blacks ist nicht wichtig, wer den Ball über die Ziellinie trägt. Hauptsache das Team gewinnt.

While watching it, you can almos see the energy come out of each player and coalesce into a greater whole. With synchronized stomping and clapping and chanting – ritualized movements of cutting an enemy´s throat – you can see ordinary men transform themselves into something bigger, something greater. They´re invoking a warrior spirit that does not accept defeat or dismay.
Jeff Sutherland

Für das Projekt-Team gilt das gleiche. Nicht die Individuen machen den Erfolg aus, sondern die Kooperation untereinander und die Gesamtleistung als Team bestimmen, ob ein Projekt erfolgreich verläuft oder nicht.

In dieser Aktivität werden bei einem Kick-Off die Grundlagen für eine erfolgreiche Teamarbeit gelegt.

Regeln der Zusammenarbeit: Working Agreements

Es gibt viele Arten Arbeitsvereinbarungen auszugestalten. Ich bin ein Freund von Visualisierungen. Daher empfehle ich die Durchführung eines Workshops mit dem Team Canvas: https://theteamcanvas.com. In diesem Workshop entsteht ein Team-Poster, dass man in den Team-Arbeitsbereich hängen kann und das täglich alle Teammitglieder an die Vereinbarungen erinnert.
Team Canvas bietet zwei Arten:

Team Canvas Basic

Diese Methode empfiehlt sich, wenn ein neues Mitglied in das Team kommt oder, wenn man (im Rahmen einer Retrospektive) die Teamwerte- und Regeln überprüfen bzw. anpassen möchte. Diese Aktivität dauert ca. 25-30 Minuten.

Team Canvas Complete

Dieses Format passt perfekt für ein neu zusammengestelltes Team. Dabei sollen alle Teammitglieder Bedürfnisse, Regeln und Ziele formulieren, um erfolgreich zusammenarbeiten zu können. Dieses Format benötigt ca. zwei Stunden.

Auf die genauen Details gehe ich an dieser Stelle nicht ein. Die Webseite erklärt das Vorgehen ganz gut.

Beispiel eines Team Canvas

Tipp

Da auch der Scrum Master Teil des Scrum-Teams ist, empfehle ich für diesen Workshop einen externen Moderator ins Boot zu holen, damit der Scrum Master als Teammitglied teilnehmen kann und nicht die Rolle des neutralen Moderator einnehmen muss.

Im Rahmen der Teamfindung solltet ihr folgende Dinge erarbeiten und festhalten:

  1. Liste der Teammitglieder mit deren Rollen und Kontaktinformationen
  2. Teamname
  3. Teammotto
  4. Werte des Teams (z.B. Respekt, Vertrauen, etc.)
  5. Regeln der Zusammenarbeit
  6. Wie werden Entscheidungen im Team getroffen?
  7. Wie sollen Konflikte gelöst werden?

Einbindung des Kunden

Erfolgreiche Produktentwicklungen binden den Kunden schon früh in die Entwicklung ein. Daher habe ich diesen Punkt mit in den Projekt Kick-Off genommen.

Welche Möglichkeiten gibt es, den Kunden frühzeitig einzubinden:

  1. Auslieferung des Produktes in kurzen Zyklen (z.B. am Sprintende)
  2. Auslieferung von neuen Features direkt nach der Fertigstellung an einen Teil der User (Staged Rollout)
  3. Einladung von realen Kunden zu Sprint Reviews
  4. Aufbau einer BETA-User-Gruppe
  5. Kundeninterviews zu neuen/geplanten Features

Organisatorisches

In diesem Teil des Kick-Offs lege ich mit meinem neuen Team die Vorgehensweise, zumeinst Scrum fest. Dabei legen wir unsere Scrum-Termine inklusive Uhrzeit und Ort fest.

Tipp

Erstelle ein Flipchart mit einer Kalenderansicht für einen Sprint und hänge dieses Flipchart im Teamraum auf. Falls der Product Owner nicht immer verfügbar ist, so trage die festen Zeiten ein, an denen das Entwicklungsteam auf den Product Owner Zugriff hat.

Wann das Team remote Kollegen hat, empfiehlt es sich, Werkzeuge wie Skype, Slack, etc. zu vereinbaren und gegebenenfalls die Einwahldaten zu notieren. Zusätzlich zu den Terminen sollte man die folgende Aspekte vereinbaren bzw. festlegen:

  • Liste der wichtigsten Stakeholder mit Kontaktinformationen
  • Definition of Done
  • Werkzeuge und Entwicklungstools
  • Vereinbarung von Code-Richtlinien
  • Einrichtung des Product Backlogs und Sprint Backlogs

Mit dieser Aktivität endet der erste Workshop Tag. Oftmals lasse ich mit meinen Teams den ersten Tag mit einem gemeinsamen Abendessen ausklingen. So lernen sich die Teammitglieder auch außerhalb der Arbeit kennen.

Initiales Product Backlog erstellen

Im zweiten Workshop-Tag erstellt das Scrum-Team das initiale Product Backlog. Dabei reicht es aus Product-Backlog-Einträge für 1-2 Sprints zu erstellen. Diese Einträge sollten umsetzunsreif sein, sodass das Scrum-Team am nächsten Tag mit dem Sprint Planning starten können. Zusätzlich bleibt in der Regel genug Zeit, sich auf eine Schätzmethode für Product-Backlog-Einträge zu verständigen.

Nach Abschluss des zweiten Workshop-Tages kann das Team mit der Produktentwicklung beginnen.

Kick-Off Plan für agile Teams

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